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プログラミングで印刷エラーを防ぐ

最近、仕事に使えるちょっとしたプログラムを作って便利に使っています。

その一つがタイトルの印刷エラー防止に関するプログラムです。

事務局にはA4用紙専用プリンタとB5やB4、A3まで全ての用紙に対応した複合機があります。

A4用紙専用プリンタは私の座席から位置的に近くまた印刷コストも安い上、業務上で出力する用紙のほとんどはA4という理由から、当然ながら標準のプリンタをそのA4専用プリンタに設定しています。

もちろん、A4以外の資料を印刷することがありますが、その場合は印刷先を都度複合機へ切り替えて印刷するようにしています。

しかし、標準の印刷がA4専用プリンタになっているため、複合機へと印刷先を切り替えることなしにA4以外の用紙をうっかりそのまま印刷してしまうと、A4専用プリンターに印刷エラーが起こるわけです。

印刷エラーが起こると「ピーピー」という音を発しますので、エラーに気が付き、席を立って、印刷エラーを止め、席に戻って印刷先を複合機に変更し再度印刷を実行するというステップを踏むことになります。

それほど頻繁というわけではないのですが、このことは一定程度起こっていました。

もちろん、常に印刷時に意識して正しく印刷先を選べていれば済むことなのですが、急いでいる時など、うっかりエラーを招いてしまうことがどうしてもあるのです。

そこで、そういう状況を避けたいという動機でプログラミング(Word VBA)を用いて、複合機印刷専用ボタンを設置することにしました。

印刷する際にA4以外の用紙であれば、そのボタンを押すことで、必ず複合機側で印刷するように施したのです。

その後、更に一歩考えを進めて、印刷ボタンを押すとA4用紙かそうでないかを自動的に判断した上で印刷先プリンターを自動的に選択し印刷実行がなされるよう改良を加えました。

この事でプリンターエラーを招く心配から解放されました。
ちょっとしたことですが印刷を伴う仕事の効率UPにプログラミングが貢献したというわけです。

事務局 内田健太郎

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